Presupuestos: Conceptos Básicos Updated January 07, 2025 16:02

Introducción

Los presupuestos te permiten enviar a los clientes cotizaciones del precio de tus servicios. Si un cliente desea seguir adelante con el presupuesto, puedes convertirlo en un trabajo y programarlo.

Puedes encontrar presupuestos e información sobre ellos en:

• En el cliente (en el cuadro de descripción general del cliente, en la pestaña de presupuestos)

• En la lista de Presupuestos. Aquí puedes filtrar y ordenar todas los presupuestos de tu cuenta de Jobber desde la parte superior de la página. También puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar un presupuesto específico. A la derecha de esta página hay un resumen de tus presupuestos y sus diferentes estados. 

CREAR UN PRESUPUESTO

Puedes crear un nuevo presupuesto desde:

• El botón More Actions desde la página de inicio
• El botón More Actions en una página del cliente
• + New Quote desde la lista de presupuestos

Cuando crees un nuevo presupuesto, deberás seleccionar el cliente y la propiedad. A continuación, accederás a la pantalla de creación de presupuestos.

 En la parte superior parte superior, puedes:

• Incluye un título de trabajo para el presupuesto. Este es un campo interno que sólo tú podrás ver en el presupuesto, no es visible para su cliente. Cuando conviertas el presupuesto en un trabajo, el título del trabajo se transferirá al trabajo, pero no será visible para tu cliente.
  • Nota: Si necesitas que el campo título del trabajo sea visible para tu cliente, una opción es crear un campo personalizado y hacerlo visible para el cliente en la configuración de PDF.
• Haga clic en Change junto al número de presupuesto para cambiarlo. Por defecto, los nuevos presupuestos contarán hacia arriba desde el número de presupuesto más alto existente en Jobber.
• Selecciona Rate Opportunity para valorar la probabilidad de ganar o crear un trabajo a partir de esta cotización.
• Añadir un Salesperson (vendedor): es el miembro del equipo que ha vendido este trabajo. Cuando se añade a un presupuesto, el vendedor es visible en cualquier trabajo y factura que provenga de este presupuesto. Los vendedores también son visibles en el informe de rendimiento del vendedor. Más información sobre la atribución de vendedores.
• Rellena o añade un nuevo custom field para todos los presupuestos. Más información sobre custom fields.

En el centro, puedes:

• Añadir artículos de tu lista de servicios y productos y elegir una cantidad, un precio unitario y un valor total por artículo.
  • En la descripción del artículo, una vez que haya introducido el texto, aparecerá el botón Rewrite. Este botón utiliza la AI para reescribir el texto que has introducido y ayudarte a asegurarse de que tus partidas presupuestarias están bien escritas. Una vez que hagas clic en el botón, hay opciones para reescribir el texto para que sea más:
    • Alegre
    • Informal
    • Profesional
    • Más corto

• Añadir texto a tu presupuesto. El texto se suele utilizar para:
  • Incluir una descripción para ayudar a tus clientes a elegir entre los artículos opcionales.
  • Incluir información como el alcance del trabajo 
  • Incluir detalles sobre garantías o condiciones de servicio
• En el Plan Grow (Crece), añada un artículo opcional o una imagen a sus artículos. 

En la parte inferior, puedes:

• Añadir un Client Message para el presupuesto. Una vez que hayas introducido tu mensaje, aparecerá un botón Reescribir. Este botón utiliza AI para reescribir el texto que has introducido en el campo de mensaje del cliente. Una vez que hagas clic en el botón, hay opciones para reescribir el texto para que sea más:
  • Alegre
  • Informal
  • Profesional
  • Más corto

• Cambia la Client View para verlo que será visible para el cliente en el PDF del presupuesto.
• Añada un contrato/descargo de responsabilidad para este presupuesto específico. Por defecto, el descargo de responsabilidad del contrato en los presupuestos se extrae de Settings > Branding > PDF Settings, aunque se puede personalizar directamente en el presupuesto. Una vez que hayas añadido una cláusula de exención de responsabilidad al presupuesto, marca la casilla Apply to all future quotes para utilizar esta cláusula en los nuevos presupuestos y sustituir el contrato o el contrato de exención de responsabilidad introducidos en Settings > Branding > PDF Settings.

• Añadir un descuento. Esto se transferirá a la factura que se cree a partir del trabajo al que se convierta este presupuesto. Los descuentos no aparecen en los trabajos.
• Editar el impuesto - realizar cambios en el impuesto de un presupuesto sólo afectará a ese presupuesto y no a toda tu cuenta de Jobber. Aprende a crear un impuesto por defecto para tu cuenta.
• Añade un Depósito Requerido que se cobrará cuando tu cliente apruebe el presupuesto. Si tienes habilitados los Pagos de Jobber, los clientes pueden pagar este depósito directamente desde su Hub de Cliente. Aprende más sobre Depósitos en Cotizaciones.

Guardar y actualizar opciones

Al guardar un presupuesto por primera vez, hay dos opciones:

• Guardar presupuesto: Guarda el presupuesto y te saca de la pantalla de edición, de vuelta a la parte superior del presupuesto donde puedes revisar los cambios que has hecho. El presupuesto se guardará como borrador.
• Guardar y..: Al hacer clic en este botón, aparece una lista de acciones que puede realizar además de guardar el presupuesto. Son cosas que pueden ahorrarle un paso o unos clics. Sus opciones son
  • Guardar y enviar por correo electrónico al cliente: El presupuesto se guarda y se envía por correo electrónico al cliente.
  • Guardar y convertir en trabajo: El presupuesto se guarda y se convierte en un trabajo. El trabajo tendrá las mismas partidas y costes que el presupuesto. 
  • Guardar y marcar como esperando respuesta: El presupuesto se guarda y, en lugar de ser un borrador, el estado del presupuesto cambia a «En espera de respuesta». 

Más acciones sobre los presupuestos

Hay una serie de acciones que pueden realizarse una vez que se ha creado un presupuesto. Se encuentran en el menú «Más acciones», en la esquina superior derecha del presupuesto:

En el menú More Actions, puedes seleccionar lo siguiente:

• Edit: Para cambiar la información de este presupuesto.
• Convert to job: Para convertir este presupuesto en un trabajo programado, lo que cambiará el estado del presupuesto a Convertido.
• Create similar quote: Esta opción copia las partidas del presupuesto y te pide que selecciones un cliente para asignarlo a este presupuesto. 
• Text Message: Esta opción envía el presupuesto a tu cliente a través de un mensaje de texto. El cliente podrá ver el presupuesto en línea para solicitar cambios o aprobarlo y también recibirá un archivo PDF adjunto para sus archivos. Antes de enviar el mensaje de texto, éste puede editarse. 
• Email to Client: Al enviar el presupuesto por correo electrónico a tu cliente, éste podrá verlo en línea para solicitar cambios o aprobarlo y también recibirá un archivo PDF adjunto para sus archivos. Antes de enviar el correo electrónico, se puede editar.
• Mark as Awaiting Response: Si imprime el presupuesto para entregárselo a su cliente, elija esta opción para cambiar el estado y que el presupuesto deje de mostrarse como borrador.
• Mark as Approved: Esto cambiará el estado del presupuesto directamente a aprobado, eliminando la necesidad de que tu cliente lo apruebe en línea. Esta opción es perfecta para aquellas ocasiones en las que tu cliente está de acuerdo verbalmente con el trabajo esbozado.
• Mark as Archived: Cambia el estado del presupuesto a archivado. Esta opción funciona bien cuando el trabajo no va a avanzar. 
• Preview as Client: Mira cómo se verá el presupuesto para un cliente que lo vea en el hub de clientes.
• Collect Signature: Si tu cliente está presente y necesita una firma para continuar, elija esta opción.
• Download PDF: Para generar una copia de cómo se verá este PDF cuando se envíe a tu cliente.
• Print: Abre el presupuesto como un PDF para ser impreso.

Nota: Puedes editar las plantillas de correo electrónico y mensajes de texto para presupuestos y aprobaciones de presupuestos, yendo al Icono de engranaje > Settings > Templates.

Archivar Presupuestos 

Si tienes un presupuesto en Jobber que no llega a convertirse en un trabajo, puedes archivarlo. Esto cambiará el estado del presupuesto de Enviado a Archivado. Para ello, anda a la oferta y haz clic en More Actions > Archive Quote. Esta opción sólo estará disponible si el presupuesto ya no se muestra como Borrador.

El presupuesto se guardará en el perfil del cliente y en la sección de presupuestos archivados.

Lista de Presupuestos

Selecciona Quotes en la barra de navegación lateral para abrir tu lista de presupuestos.

A la cabeza de la lista se encuentran algunas métricas claves relacionadas con las cotizaciones que te ayudarán a comprender el rendimiento de tu negocio, entre ellas:

• Conversion Rate: La tasa de conversión se calcula como ((número de presupuestos convertidos en el periodo de fechas) / número de presupuestos enviados en el periodo de fechas) * 100. Dado que mide un intervalo de fechas específico, es posible que hayan más presupuestos convertidos que enviadas dentro de ese intervalo de fechas, lo que significa que la tasa de conversión de presupuesto puede superar el 100%. El indicador de tendencia de la tasa de conversión se calcula como ((tasa de conversión en el periodo de fechas actual) - (tasa de conversión en el periodo de fechas anterior) / (tasa de conversión en el periodo de fechas anterior) * 100. 
• Sent Quotes: Estos son los presupuestos que tienen una fecha de envío dentro de este período de fechas. El valor en dólares mostrado refleja el valor de los presupuestos enviados después de descuentos e impuestos. El indicador de tendencia se calcula mediante ((presupuestos enviados en el periodo de fecha actual) - (presupuestos enviado en el periodo de fecha anterior) / (presupuestos enviados en el periodo de fecha anterior) * 100. 
• Converted Quotes: Se trata de presupuestos que se han convertido en un trabajo dentro de este periodo de fechas. El valor en dólares mostrado refleja el valor de los presupuestos convertidos después de descuentos e impuestos. El indicador de tendencia se calcula mediante ((tasa de conversión de ofertas en el periodo de fecha actual) - (tasa de conversión de ofertas en el periodo de fecha anterior) / (tasa de conversión de ofertas en el periodo de fecha anterior) * 100.

La lista de cotizaciones es donde encontrarás una lista de todas tus cotizaciones donde puedes filtrar por estado así como ordenar por:

• Cliente 
  • Nombre (A-Z) 
  • Nombre (Z-A)
• Número de presupuesto
• Fecha de creación
• Estado
• Total

Estados de Presupuestos

Hay 6 estados en los que puede estar un presupuesto:

1. Draft: Se trata de un presupuesto que aún no se ha enviado al cliente y que sólo es visible para ti. Una vez que el presupuesto ha sido enviado (o marcado en espera de respuesta) no es posible volver a ponerlo en estado borrador. 
2. Awaiting response: Se trata de un presupuesto que ha sido enviado a tu cliente y está pendiente de aprobación o de una solicitud de cambio.
3. Changes Requested: Se trata de un presupuesto sobre el que un cliente solicita cambios.
4. Approved: Este es un presupuesto que ha sido aprobado por el cliente, o ha sido marcado como aprobado manualmente. Más información sobre la aprobación de presupuestos
5. Converted: Un presupuesto que se ha convertido en un trabajo. Convertido es el estado final de un presupuesto, una vez convertido el estado permanecerá convertido incluso si el trabajo vinculado es eliminado.
6. Archived: Una oferta que ha sido archivada en el sistema. Estos sólo son visibles para usted en Jobber, no para tus clientes en el client hub.

PDF de Presupuesto

Puedes descargar una versión en PDF del presupuesto haciendo clic en More Actions > Download PDF. Tu cliente también puede descargar un PDF del presupuesto en el client hub haciendo clic en Download PDF. 

Cuando envíes un presupuesto por correo electrónico a un cliente, si deseas incluir el PDF del presupuesto como archivo adjunto, en la sección de archivos adjuntos de la pantalla de vista previa del correo electrónico, asegúrate de marcar la casilla para incluir el PDF como archivo adjunto. Por defecto, los PDF de los presupuestos no se adjuntan al correo electrónico y se pedirá al cliente que vea el presupuesto en el client hub, donde podrá aprobar el presupuesto, solicitar cambios y pagar los depósitos. 

Puedes personalizar ciertos aspectos de tu PDF de presupuesto, como hacer que los campos personalizados sean visibles para el cliente y añadir un contrato/exención de responsabilidad. El contrato/exención de responsabilidad aparecerá en la esquina inferior izquierda de cada PDF de presupuesto que envíes y podrás utilizarlo para añadir términos y condiciones a tu presupuesto. 

Puedes encontrar esta opción en el Icono de engranaje > Settings > Branding. En esta página hay una opción para Change PDF style. Esto abrirá una ventana emergente que tiene una pestaña en la parte superior para Quotes donde hay un campo para el campo de contrato/exención de responsabilidad, así como otros ajustes para tus PDF de cotización. 

Más información sobre el estilo PDF.

Reportes de Presupuestos

Para ver el reporte de presupuestos, anda a Reports en la barra de navegación lateral y seleccione Quotes. Más información sobre el reporte de presupuestos. En este reporte encontrarás una lista detallada de todos tus presupuestos, incluido un enlace para ver el presupuesto, así como detalles como la información de contacto del cliente (nombre, correo electrónico y número de teléfono), el título del presupuesto, las partidas, el estado del presupuesto, el usuario que envió el presupuesto y la información de depósito. 

Para saber si tus clientes han abierto sus presupuestos, los presupuestos enviados aparecen en el Client Communications Report que se encuentra en la pestaña Reports de la navegación lateral. Este reporte tiene una columna titulada «Opened Date» en la que verás la fecha en la que tu cliente abrió el presupuesto más recientemente.

Financiamiento con Wisetack

Para facilitar que tus clientes puedan pagar el trabajo que desean y dales la opción de pagar a plazos, nos hemos asociado con Wisetack para que puedas incluir opciones de financiación para tus clientes en los presupuestos que envíes a través de Jobber. Tu mejoras tu tasa de éxito y tus clientes pueden permitirse el trabajo de sus sueños.

Más información sobre Financiamiento con Wisetack.