Facturación: Conceptos Básicos | Invoice Basics Updated June 02, 2025 19:55

 

Introducción 

Has completado el trabajo, ¡ahora es momento de facturar y recibir el pago!

Las facturas son una herramienta para pedirle a tus clientes el dinero que deben por tus servicios. Las facturas en Jobber incluyen detalles como la dirección de facturación del cliente, el número de factura, una descripción de los productos y servicios proporcionados, el monto total a pagar, la fecha de emisión de la factura, así como los términos de pago.

¿Dónde crear una factura en Jobber.com?

Las facturas en Jobber se pueden crear desde:

• La página de inicio, o para usuarios que no son administradores, el panel de control. 
• El botón “Create” en el menú de navegación lateral.
• La página del cliente.
• Un recordatorio de factura en el calendario.
• La página de un trabajo. 

Desde la página de inicio, el panel de control o la página de un cliente

Para crear una factura desde la página de inicio o la página de un cliente, haz clic en More actions > New Invoice.

Cuando creas una factura utilizando este método, si el cliente tiene múltiples trabajos en estado requiere facturación (requires invoicing), tendrás la opción de seleccionar cuáles de esos trabajos quieres incluir en esta factura. Todos los trabajos seleccionados aparecerán en la misma factura. En el encabezado de la factura, aparecerán las direcciones de las propiedades (la dirección donde se realizó el servicio) y los números de cada trabajo. Las direcciones de las propiedades solo aparecen en las facturas generadas directamente desde los trabajos. Las facturas están asociadas con la dirección de facturación del cliente, pero la dirección de la propiedad aparece como referencia, en caso de ser diferentes. 

Si el cliente no tiene ningún trabajo listo para facturar aún, puedes crear una factura y completar los detalles como fechas de servicio y artículos de línea. Dado que las facturas están asociadas con la dirección de facturación del cliente, si una factura no se crea a partir de un trabajo, la dirección de la propiedad no aparecerá en la factura.

Desde un recordatorio de factura

Para crear una factura a partir de un recordatorio de factura, navega al recordatorio en tu agenda o la sección de facturación en un trabajo y luego haz clic en Create Invoice.

Las fechas de servicio y la dirección del servicio del trabajo se transferirán a la factura.

Desde un trabajo

Para crear una factura desde la página de trabajo específicamente, puedes hacer clic en More Actions > Generate Invoice. 

Si el trabajo ya está en el estado requiere facturación (Requires Invoicing), esta opción aparece en un botón al lado de More Actions.

Si el cliente tiene otros trabajos que requieren facturación, puedes seleccionarlos en la pantalla siguiente. Selecciona los trabajos que quieras incluir en esta factura. Los trabajos no seleccionados no aparecerán en esta factura, pero podrían ser facturados en el futuro.

Después de hacer clic en Next Step, irás a la pantalla de creación de factura donde puedes completar los detalles finales.

Las fechas de servicio y la dirección del servicio del trabajo se transferirán a la factura.

Crea la factura

Cuando creas o ves una factura, hay una barra de progreso que aparece a la derecha de los detalles de la factura para indicar en qué fase del flujo de trabajo se encuentra la factura. Los elementos que están en color muestran que la factura ha pasado por esa fase del flujo de trabajo. Los elementos en gris aún no se han creado.

Nota: Es posible que tu flujo de trabajo no incluya todos los pasos. Por ejemplo, podrías optar por pasar directamente de un trabajo a una factura y eso está bien. Ver los iconos de cotización y solicitud en gris no significa que hayas cometido un error, simplemente significa que el flujo de trabajo no incluyó esos elementos.

En la parte superior, puedes:

• Incluir un asunto para la factura
• Seleccionar Change junto al número de factura para cambiarlo
• Seleccionar Date para cambiar la fecha en que se emitió la factura
• Seleccionar Payment due para cambiar cuándo vence el pago
• Completar o agregar un nuevo campo personalizado para todas las facturas

En el medio, puedes:

• Agregar artículos de tu lista de servicios y productos
• Establecer una fecha de servicio para esos artículos

En la parte inferior, puedes:

• Agregar un mensaje al cliente para la factura. Una vez que hayas ingresado tu mensaje, aparecerá un botón Rewrite. Este botón utiliza inteligencia artificial para reescribir el texto que has ingresado en el campo de mensaje para el cliente. Una vez que hagas clic en el botón, hay opciones para reescribir el texto de manera más:
  •   Alegre
  •   Casual
  •   Profesional
  •   Más corto

• Selecciona Change para actualizar la vista del cliente para esta factura. Aquí puedes seleccionar si se muestran cantidades, costos unitarios, el total de artículos de línea, saldo de cuenta o un sello de retraso (si está vencida) en esta factura. Para editar estas selecciones para aplicarlo a todas las futuras facturas:
  • Navega al Icono de engranaje > Settings > Business Profile. 
  • Haz clic en Edit Settings.
  • Selecciona la pestaña Invoices.
  • Selecciona las casillas para los campos que deseas que se muestren. 
• Selecciona Add Discount para añadir un descuento a esta factura
• Edita la tasa de impuestos para la factura
• Selecciona Add Deposit para registrar un nuevo depósito o seleccionar un depósito del saldo de la cuenta del cliente
• Selecciona las opciones de pago de la factura:
  • Card payments: Cuando esta opción está activada, tu cliente podrá pagar esta factura en línea usando una tarjeta de crédito o débito. Cuando esta opción está desactivada, tu cliente no tendrá la opción de pagar esta factura usando una tarjeta.
  • Pagos bancarios (ACH): Cuando esta opción está activada, tu cliente podrá pagar esta factura en línea usando un pago bancario (ACH). Cuando esta opción está desactivada, tu cliente no tendrá la opción de pagar esta factura usando una transferencia bancaria.
    Nota: Los pagos bancarios solo están disponibles en los Estados Unidos.
• Agrega notas internas y archivos adjuntos

Guardar y actualizar facturas

Cuando guardas una factura por primera vez, hay dos opciones:

• Save Invoice: Esto guarda la factura y te saca de la pantalla de edición, llevándote de nuevo a la parte superior de la factura donde puedes revisar los detalles. La factura se guardará como un borrador.
• Save and...: Al hacer clic en este botón, obtendrás una lista de otras acciones que puedes realizar al guardar la factura. Estas son cosas que podrían ahorrarte un paso o algunos clics. Tus opciones son:
  • Send as Text Message: La factura se guarda y se envía al cliente como un mensaje de texto. Enviar una factura por mensaje de texto elimina el estado de borrador.
  • Send as Email: La factura se guarda y se envía por correo electrónico al cliente. Enviar una factura por correo electrónico elimina el estado de borrador.
  • Collect Payment: La factura se guarda y solicita registrar un pago. Si el pago registrado cubre el saldo de la factura en su totalidad, el estado de la factura cambiará a pagada (paid).

Una vez que una factura ya ha sido creada, el botón cambia de Save Invoice a Update Invoice. Las opciones de actualización son:

• Update Invoice: La factura se actualiza con los cambios que has realizado. Serás sacado de la pantalla de edición y regresado a la factura para revisarla.
• Update and…: 
  • Re-send as Text Message: Una copia de la factura con los cambios realizados se envía al cliente por mensaje de texto.
  • Re-send Email: Una copia de la factura con los cambios realizados se envía al cliente por correo electrónico.
  • Collect Payment: La factura se actualiza y solicita registrar un pago. Si el pago registrado cubre el saldo de la factura en su totalidad, el estado de la factura cambia a pagada.

Enviando la factura

Las facturas comienzan como borradores. Una vez enviadas (o marcadas como enviadas), la factura pasa del estado borrador (draft), a la espera de pago (awaiting payment) o vencida (past due), dependiendo de la fecha de vencimiento de la factura. Cuando una factura está en estado de borrador, la acción principal en la factura es enviarla como mensaje de texto; sin embargo, también hay una opción de correo electrónico bajo el botón More Actions, así como una opción de Mark as Sent.

Enviar una factura por correo electrónico

Para enviar una factura por correo electrónico a un cliente, abre la factura y haz clic en More Actions > Email. Las facturas enviadas por correo electrónico incluirán un enlace para ver la factura en línea usando el hub del cliente.

Cuando envíes una factura por correo electrónico a tu cliente, podrás previsualizar el mensaje y hacer ediciones a este correo electrónico en particular.

Para cambiar los destinatarios de este correo electrónico, haz clic en los tres puntos junto al campo To. Luego podrás cambiar el correo electrónico o agregar otros correos electrónicos para enviarlo.

Otras acciones que puedes tomar antes de hacer clic en Send Email:

• Editar manualmente el cuerpo del correo electrónico para proporcionar más o menos información a tu cliente
• Marcar la casilla para enviar una copia con BCC a ti mismo en el correo electrónico saliente.
• Agregar archivos adjuntos desde la derecha de la vista previa. Los archivos adjuntos pueden ser subidos desde tu computadora o puedes elegir archivos adjuntos que se hayan agregado a las notas internas y archivos adjuntos para este cliente. Los archivos adjuntos deben tener un total de menos de 10 MB.
  Nota: Cuando envíes una factura por correo electrónico a un cliente, si deseas incluir el PDF de la factura como un archivo adjunto en el correo electrónico, selecciónalo desde la sección de archivos adjuntos de la pantalla de vista. Por defecto, los PDFs de las facturas no están adjuntos al correo electrónico y tu cliente será invitado a ver la factura en el hub del cliente, donde podrá verla y pagarla. Si no has incluido el PDF de la factura como un archivo adjunto y tu cliente desea una copia en PDF, tiene la opción de descargarla desde el hub del cliente.
• Personaliza tus plantillas predeterminadas: actualiza cómo se ve el correo electrónico de factura predeterminado, así como otras plantillas de correo electrónico y mensajes de texto.

Enviar una factura por mensaje de texto

La entrega de mensajes de texto está disponible en los Estados Unidos, Canadá y el Reino Unido.

Para enviar una factura por mensaje de texto a un cliente, selecciona el botón Send Text Message. 

Una vez que selecciones que deseas enviar esta factura por mensaje de texto, aparecerá una vista previa del mensaje y un enlace para ver la factura en el portal del cliente (Client Hub). Este enlace expirará después de 24 horas, pero el cliente aún podrá verlo ingresando los últimos 4 dígitos de su número de teléfono para iniciar sesión en su hub del cliente.

El número de teléfono principal del cliente será el número de teléfono predeterminado siempre y cuando esté habilitado para SMS. También puedes optar por ingresar un número de teléfono diferente o varios números de teléfono.

El mensaje de texto de la factura es personalizable a nivel individual, y también se puede configurar como una plantilla en la configuración de correos electrónicos y mensajes de texto, que puedes encontrar yendo al Icono de engranaje > Settings > Emails and Text Messages Settings. 

Nota: Hay un límite de 160 caracteres para los mensajes de texto, ya que este es el máximo número de caracteres que entra en un solo mensaje. Si superas este límite, tu mensaje aún será entregado, solo que puede llegar en varios mensajes de texto. Dicho esto, la mayoría de los teléfonos reconocerán cuando hay varios mensajes de texto y los agruparán como un solo mensaje, aunque esto varía según los diferentes dispositivos y proveedores de servicios de telefonía móvil.

Recoger el pago de una factura

Para registrar un pago, haz clic en Collect Payment.

Esto generará una ventana dónde podrás ingresar los detalles del pago. Puedes editar el método de pago y el monto. Dependiendo del método, también habrán otros campos relevantes, como el número del cheque. Si el cliente ha realizado un pago parcial, puedes ingresar un monto parcial y la factura no mostrará el estado de PAID hasta que se haya pagado en su totalidad.

Al registrar un pago en Jobber, se listará en la parte inferior de la factura y mostrará la fecha del pago y el monto. Verás el saldo restante de la factura, así como el saldo completo de la cuenta del cliente. Haz clic en la palabra Payment para abrir los detalles del pago.

Estados de las facturas 

Hay 5 estados posibles que puede tener una factura, y se mostrarán en una etiqueta junto al ícono de la factura en la parte superior izquierda. Las acciones que se pueden realizar en una factura dependen de su estado.

Los estados de la factura son:

• Draft: La factura ha sido creada, pero no se ha enviado al cliente ni se ha marcado como enviada. Una factura en borrador pasará al siguiente estado cuando se envíe (ya sea por correo electrónico o mensaje de texto) o se marque como enviada.
• Awaiting Payment: La factura ha sido enviada al cliente y aún no ha sido pagada. La fecha de vencimiento de la factura tampoco ha pasado.
• Past Due: La factura ha pasado su fecha de vencimiento y no hay registro de pago, ni fue marcada manualmente como pagada.
• Paid: Se ha aplicado un pago para el saldo total de la factura, o la factura ha sido marcada manualmente como pagada.
• Bad Debt: Una factura en estado de deuda incobrable, que se ha considerado parcialmente o completamente incobrable. Parte del saldo restante o el saldo total de la factura ha sido marcado como deuda incobrable para cerrar la factura y eliminarla del historial de facturación del cliente. La factura permanece en Jobber para tus registros.

Acciones en la factura

Cuando una factura ha sido creada y está fuera del estado de borrador, se pueden realizar una serie de acciones.

Hay tres botones que muestran cuáles son las acciones principales y secundarias, así como más acciones. En este caso, la acción principal es recoger el pago de la factura (Collect Payment), pero también puedes hacer ediciones o elegir de un menú de otras acciones.

Collect Payment: Esto aparece junto al botón More Actions y te permite ingresar y aplicar un pago directamente a la factura. Recoger pagos de esta manera reduce el monto del pago del saldo de la factura. Una vez que el saldo total de la factura haya sido pagado a través de este botón, el estado de la factura cambiará automáticamente a Paid. 

Edit: Esto aparece junto al botón More Actions. Abrirá la página de edición de la factura para realizar cambios.

Menú de más acciones 

El menú de más acciones en las facturas tiene muchas opciones, incluyendo:

• Text Message: Esto enviará la factura a tu cliente por mensaje de texto. El cliente recibirá un texto con un enlace al hub del cliente donde podrá ver la factura.
• E-mail to Client, or Resend E-mail to Client: Esto te permitirá enviar la factura por correo electrónico a tu cliente. 
• Preview as Client: Ve cómo se verá la factura para un cliente que la visualice en el hub del cliente.
  Nota: Esta acción no aparece si la factura está en estado de deuda incobrable.
• Collect Signature: Esto te permitirá recoger la firma de tu cliente en la factura. Un PDF de la factura con la firma adjunta se guardará en las notas internas para esa factura.
• Download PDF: Esto abrirá un PDF de la factura que podrás descargar o imprimir. Aprende más sobre la Configuración de PDFs.
• Close Invoice: Cerrar la factura te dará tres opciones: 
  • With a Payment: Esto es lo mismo que hacer clic en Collect Payment. Se te pedirá que ingreses los detalles del pago y se actualizará el saldo de la factura.
  • Bad Debt: Esto cambiará el estado de la factura a Bad Debt, considerándola una deuda incobrable y eliminándola de las listas de facturas a la espera de pago y atrasadas. Si una factura ha sido parcialmente pagada, marcarla como Deuda Incobrable solo afectará el saldo restante.
• Without a Payment: Esto cambiará el estado de la factura a Paid, pero no registrará un pago contra ella, por lo que el saldo de la factura seguirá apareciendo como pendiente.
  Nota: Esta opción funciona mejor si estás llevando un seguimiento de los saldos y pagos de los clientes fuera de Jobber, pero de lo contrario, hacer clic en Recoger Pago es una mejor opción, ya que actualiza el estado de la factura y el saldo de la factura.

Recordatorios de facturación 

Los recordatorios de facturación es lo que hace que los trabajos pasen al estado de Requires Invoicing. Se generan según la configuración que elijas al crear un trabajo sobre la frecuencia con la que deseas facturar. Puedes configurar tus trabajos para que te recuerden facturar utilizando los recordatorios de facturación.

Hay diferentes opciones de facturación para trabajos puntuales y trabajos recurrentes. Los trabajos puntuales te recordarán para facturar una vez que el trabajo esté cerrado, mientras que los trabajos recurrentes se pueden configurar para que te recuerden facturar en diferentes momentos durante la duración del trabajo, como después de cada visita o al final del mes.

Cómo eliminar un trabajo del estado de requiere facturación

Si has cerrado un trabajo pero está en estado de requiere facturación, habrá un recordatorio de factura pendiente para este trabajo pidiendo que factures. Deberás eliminar este recordatorio de factura o crear una factura para cambiar el estado del trabajo.

Para verificar, ve al trabajo. Luego, ve hacía abajo hasta la sección de facturación. Haz clic en el recordatorio de factura atrasada. Si deseas facturar, haz clic en Create Invoice. Si no deseas facturar, haz clic en Edit > Delete. Esto pondrá el trabajo en estado archivado.

Pagos Automáticos 

Con los pagos automáticos,  se puede generar pagos automáticamente según la frecuencia de facturación establecida al crear el trabajo para los clientes que tengan una tarjeta guardada en su perfil a través de Jobber Payments. Las facturas se crearán y se cobrarán automáticamente utilizando Jobber Payments. Obtén más información.

Seguimientos de facturas

Los seguimientos de facturas están disponibles en algunos planes.

Estos seguimientos le recuerdan automáticamente a los clientes que su factura está vencida mediante correo electrónico o mensaje de texto y, utilizando Jobber Payments, les ofrecen una forma fácil de pagar.