Guía de trabajadores: Funcionamiento de Jobber Para Los Diferentes Roles en la Compañía | Fieldworkers: How Jobber Works for Different Roles in a Company Updated August 27, 2024 17:07

Introducción

Este artículo para trabajadores de campo cubre lo que podrías necesitar mientras estás en el sitio de trabajo y abarca tu flujo de trabajo diario. Para los roles que implican facturación y cobro de pagos mientras estás en el campo, hay una sección que explica cómo crear facturas y recolectar pagos. Si tu rol incluye responsabilidades de gerente de servicio o líder de equipo, hay una sección que cubre cómo usar la aplicación para ver tu lista de clientes y los estados de los trabajos. Dado que tu trabajo generalmente ocurre fuera de la oficina, estas funciones cubrirán la aplicación de Jobber.

Gestión del horario

Marca tu entrada al inicio del día y luego entra a cualquier trabajo durante el día para preparar tu hoja de horario. Consulta tu horario para ver todas tus citas programadas para el día.

Comienza tu día marcando tu entrada

Si trabajas para una empresa que registra tu tiempo a través de la aplicación Jobber, querrás comenzar tu jornada laboral marcando tu entrada utilizando el temporizador general. Esto se encuentra en la pestaña "Hoja de Tiempo" en la parte inferior de la aplicación.

Desde la pestaña "Hoja de Tiempo", toca "Fichar Entrada" para iniciar el temporizador general. Al final del día, volverás a esta página para "Fichar Salida".

Más tarde en el día, verás tus registros de tiempo aparecer en la pestaña "Hoja de Tiempo" a medida que inicies y detengas los temporizadores durante el día. Si necesitas editar alguno de tus registros de tiempo, incluyendo agregar una nota, toca "Editar" en el registro de tiempo.

Ver tu horario

Toca la pestaña "Horario" en el menú en la parte inferior de la aplicación. Aquí verás lo que tienes en tu calendario para hoy. Los trabajos aparecen aquí, así como cualquier tarea, evento o solicitud donde se haya programado una evaluación de sitio.

Hay cinco vistas del horario en la aplicación Jobber:

1. Vista de un día: Muestra un día a la vez y el horario aparece en función de su duración, con las visitas sin hora específica en la parte superior.
2. Vista de una semana: Muestra la semana completa con columnas para cada día de la semana. El horario aparece según su duración, con las visitas sin hora específica en la parte superior.
3. Vista de lista: El horario aparece como tarjetas en una lista. Las tarjetas están ordenadas por hora, con los horarios en la parte superior de la lista y las visitas sin hora específica abajo. Los temporizadores de visita activos se pueden ver en esta vista.
4. Vista de 3 días: Puedes ver 3 días del horario a la vez. El horario está bloqueado según su duración, con las visitas sin hora específica en la parte superior.

Vista de mapa: Las citas y tareas (que tienen direcciones de propiedad asociadas) se muestran geográficamente en un mapa. Esta vista muestra el horario de un día a la vez.

Las opciones de vista en el horario son una herramienta que puedes utilizar para elegir cómo mostrar tu horario y qué información mostrar. Para agregar o eliminar opciones de tu horario, toca el ícono de opciones de vista.

Hay tres categorías de opciones de vista:

Vista: Selecciona las vistas de día, lista o semana del horario.

Días: En la vista de semana, puedes ocultar los fines de semana y mostrar solo de lunes a viernes.

Miembros del equipo: Si tienes permisos que te permiten usar la vista de equipo, puedes ver los horarios de otros colegas agregando miembros del equipo adicionales a la vista de lista o de día. Selecciona a los miembros del equipo para ver sus horarios uno al lado del otro. Desliza hacia la derecha para ver los horarios de todos los miembros del equipo.

Desde cualquiera de las vistas del horario, toca el Mes en el encabezado de la aplicación para abrir un calendario que puedes usar para seleccionar otra fecha. Usando las flechas en la esquina superior derecha del calendario, navega a otro mes y luego toca la fecha que te gustaría ver.

Si te has desplazado fuera de la fecha actual, toca “Hoy” en la esquina superior derecha de la aplicación para regresar al día actual.

Haciendo el trabajo

En la visita

Cuando seleccionas una de las visitas o evaluaciones del horario, podrás ver los detalles de la cita. Esta pantalla muestra una vista general de quién es el cliente, el título del trabajo o la visita, y a dónde vas. También hay íconos para llamar al cliente o enviar un mensaje de texto avisando que estás en camino. Aquí también puedes abrir tu aplicación de mapas favorita para obtener direcciones.

Nota: Si no puedes ver la opción para enviar un mensaje de texto cuando estás en camino, es porque el cliente no tiene un número de teléfono habilitado para mensajes de texto.

Al ver una visita en la app, se muestran las siguientes acciones o información:

1. Flecha hacia atrás: navega de vuelta al horario.
2. Ícono de teléfono: llama a este cliente (se usará su número de teléfono principal).
3. Ícono de mensaje de texto: en ciertos planes, envía un mensaje de texto.
4. Ícono de visita: este ícono indica qué tipo de elemento de horario es:
   1. Camión verde (ícono): Visita
   2. Portapapeles azul (ícono): Tarea
   3. Calendario amarillo (ícono): Evento
   4. Bandeja de entrada de bronce (ícono): Solicitud
5. Estado del trabajo
6. Título del trabajo o la visita
7. Dirección de la propiedad: a dónde vas y dónde es esta visita. Toca la dirección para copiarla o abrir la propiedad en Apple Maps, Google Maps o Waze.
8. Ícono de direcciones: Toca para abrir las direcciones a la dirección de la propiedad en Apple Maps, Google Maps o Waze.
9. Ícono de "en camino": en planes seleccionados, envía un mensaje de texto cuando estés en camino.
10. Fecha de inicio del horario
11. Iniciar temporizador: este botón inicia un temporizador para la visita. Este tiempo será visible en la pestaña de hojas de tiempo.
12. Completar visita: esta acción completa la visita. Si has configurado este trabajo para facturar por visita, es posible que se te pida que factures.
13. Más acciones (...): Estas son acciones adicionales en esta visita:
    1. Obtener direcciones: Esto abre la aplicación de mapas de tu elección con direcciones a la propiedad.
    2. Programar nueva visita: Esto abre la pantalla “nueva visita” donde se puede agregar una visita adicional para este trabajo.
    3. Eliminar visita: Elimina esta visita. Esta opción elimina solo la visita, no el trabajo.

Cada uno de estos números corresponde a un número en la imagen siguiente:

Como parte de tu trabajo, puede que necesites iniciar un temporizador de visita para registrar tu tiempo en este trabajo. Para empezar, toca Iniciar temporizador. Si ya tenías un temporizador general en funcionamiento, iniciar el temporizador de visita pausará el temporizador general y registrará tu tiempo en esta visita en su lugar. Cuando termines, detén el temporizador tocando el mismo botón, que ahora mostrará el tiempo registrado.

Agregar una nota

Mientras estás en la visita, es posible que necesites dejar una nota o subir archivos adjuntos como fotos. Para agregar una nota, toca la pestaña Notas y luego Agregar nota.

Desde la pantalla Nueva Nota, ingresa la nota en la sección “escribe una nota para tu equipo.” Esta sección se expandirá para ajustarse a tu nota si escribes más de una línea.

Al agregar una nota, tienes la opción de adjuntar archivos a la nota. Estos pueden ser imágenes u otros archivos que quieras asociar con este trabajo. Toca el ícono + para adjuntar un archivo a esta nota.

Las imágenes se pueden agregar desde la galería de fotos de tu dispositivo o tomadas en el momento. Asegúrate de que tu dispositivo haya dado permiso a la aplicación de Jobber para acceder a tus fotos (esto se encuentra en la configuración de tu dispositivo).

Rellenar formularios de trabajo

Puede haber un formulario de trabajo en algunas visitas, que es una lista de verificación o un formulario que debes completar mientras estás en la visita. Toca el formulario de trabajo para llenarlo.

Los formularios de trabajo pueden tener diferentes tipos de campos, por lo que puede que necesites seleccionar de un menú desplegable, completar un campo de texto o marcar algunas casillas para llenarlo. Una vez que hayas ingresado toda la información necesaria, selecciona “guardar” para guardar tus entradas. Si necesitas enviarle al cliente una copia del formulario de trabajo, toca “...” para guardar y enviar una copia por correo electrónico al cliente en una sola acción. Antes de enviar el correo electrónico, tendrás la oportunidad de revisarlo.

Nota: Si completas una visita con un formulario de trabajo pero no lo has llenado, aparecerá una alerta como recordatorio de que el formulario está en blanco y es posible que debas completarlo. Selecciona “Cancelar” para volver a la visita o “completar visita” para continuar con la finalización de la visita sin llenar el formulario de trabajo.

Detiene el temporizador y completa la visita

Una vez que hayas terminado la visita, toca “completar visita.” Si tenías un temporizador de visita en funcionamiento, ahora puedes detenerlo. Si habías iniciado el temporizador general al comienzo del día, este se reanudará y seguirá funcionando hasta que empiece tu próximo temporizador de visita o hasta que salgas.

Después de completar la visita, si tienes los permisos de usuario para crear una factura, es posible que se te solicite facturar, dependiendo de cómo se configuró el trabajo. Hay opciones para:

• Cerrar trabajo y facturar ahora: Esto cierra el trabajo y crea un borrador de factura basado en este trabajo.
• Cerrar trabajo y facturar después: Esto cierra el trabajo y lo deja en estado de "requiere facturación". Si no eres quien hará la factura, esta es una buena manera de indicar a la oficina que este trabajo necesita ser facturado.
• Dejar el trabajo abierto: El trabajo permanecerá abierto, pero la visita estará completada. Esta podría ser la opción que selecciones si se necesitan programar más visitas o si aún queda trabajo por hacer.

Si tu rol incluye facturación y cobro de pagos, desplázate hacia adelante hasta la sección de facturación y pagos.

Si estás listo para abordar tu próxima cita ahora que esta visita ha terminado, toca la pestaña Horario en el menú inferior para ver qué más tienes para hoy.

Facturación y pagos

Si tu rol también incluye la facturación mientras estás en el campo, así es cómo crear una factura y cobrar el pago:

Cuando una visita está completa, verás un aviso para facturar desde el menú inferior. Selecciona Cerrar trabajo y facturar ahora. Los elementos de la línea del trabajo aparecerán en la factura. Si necesitas hacer algún cambio o agregar detalles adicionales, toca cada elemento de la línea para editarlo. Puedes agregar elementos adicionales tocando +.

Cuando se crea la factura, estará en estado de borrador. Para enviarla al cliente por mensaje de texto o correo electrónico, toca Revisar y Enviar.

Si el cliente está contigo y está listo para pagar, haz clic en Cobrar Pago para registrar los detalles del pago.

El total de la factura ya estará ingresado, sin embargo, puedes editarlo para cobrar un pago parcial en lugar del saldo total de la factura. Toca Monto del pago para cambiar la cantidad que estás cobrando.

Hay varias opciones de métodos de pago:

• Tarjeta de crédito (a través de Jobber Payments):
  Si el cliente tiene tarjetas guardadas en el sistema, selecciona una de esas tarjetas en lugar de ingresar los detalles de la tarjeta manualmente.
  Para cobrar una nueva tarjeta, selecciona add new card para ingresar los detalles de la tarjeta y cobrar a través de Jobber Payments. Para guardar la tarjeta para futuros usos, activa Keep this card on file.
• Lector de tarjetas Jobber:
  También ofrecemos un lector de tarjetas que permite a tus clientes pagar a través de Apple Pay o Google Pay, así como con tarjeta de crédito. Con el lector de tarjetas, también podemos ofrecer un descuento del 0.2% en las tarifas de tarjetas de crédito para transacciones procesadas a través del lector.
• Métodos de pago offline (como efectivo, cheque, transferencia bancaria, giro u otros):
  Nota: Los métodos de pago offline crean un registro de que has aceptado el pago fuera de Jobber; no estás cobrando al cliente seleccionando uno de estos métodos.

Después de ingresar tu método de pago, para agregar cualquier otra información (como la fecha, número de cheque, etc.), toca el campo Details.

Para recoger una firma o eliminar la factura, toca ... para ver más acciones en esta factura.

Fin del día

Cuando hayas terminado tu trabajo por el día, regresa a la pestaña Hoja de Tiempo en el menú inferior. Toca el botón para Fichar Salida. Esto detiene el temporizador general del día y finaliza cualquier temporizador de visita que pueda estar en funcionamiento.

Revisar el progreso

Si tienes un rol de líder de equipo o gerente de servicio, y también trabajas en el campo, probablemente tengas algunas responsabilidades relacionadas con el seguimiento del progreso de los trabajos y las consultas de los clientes sobre el trabajo realizado. Una manera de ver el seguimiento del progreso es desde la pestaña Clientes en la aplicación

La pestaña Clientes en la aplicación muestra a los clientes que recientemente han recibido trabajo, lo cual es útil en esos momentos en los que sabes que has visitado recientemente a un cliente pero no puedes recordar su nombre o los detalles.

Además de los clientes, también puedes ver solicitudes, presupuestos, trabajos y facturas actualizadas recientemente. Esta lista de clientes está disponible para los usuarios que tienen permisos para ver todos los clientes, o el permiso predeterminado de trabajador (o superior).

La pestaña de clientes se encuentra en el menú inferior de la app, junto al ícono de creación rápida.

Para buscar en tu lista de clientes en la app, toca Buscar en el menú inferior.

La pestaña Clientes muestra los 100 clientes o elementos de trabajo más recientes que se han actualizado recientemente en Jobber, pero se pueden consultar otros elementos utilizando la búsqueda.

Estos son los elementos que se pueden buscar:

• Nombre del cliente
• Número de teléfono del cliente
• Dirección
• Campos personalizados
• Artículo de línea
• Número de presupuesto/trabajo/factura
• Asunto o descripción
• Títulos de solicitudes
• Notas del cliente
• Número de transacción

Para filtrar aún más la lista, puedes tocar diferentes tipos de elementos en la parte superior de la lista para mostrar solo ese tipo de elemento. Por ejemplo, tocar Presupuestos eliminará solicitudes, trabajos y facturas de la lista y solo mostrará presupuestos. La lista mostrará los 100 elementos más recientes de ese tipo, pero los elementos más allá de los 100 más recientes se pueden consultar desde la búsqueda.

Nota: Los resultados de búsqueda varían según el tipo de elemento que hayas seleccionado. Por ejemplo, las direcciones de propiedades solo se pueden buscar cuando se seleccionan clientes.

El estado de cada elemento se mostrará en la lista, por lo que podrás ver de un vistazo cuáles elementos necesitan seguimiento, incluyendo la programación de un trabajo no programado.

Lista de activación

Ahora que has leído sobre las características que apoyan tu rol, es momento de familiarizarte con ellas. Usa esta lista para acostumbrarte a las herramientas que usarás en tu día a día.

✅ Inicia el temporizador general en la aplicación para comenzar tu día.

✅ Consulta tu horario en la aplicación y selecciona una visita. Familiarízate con dónde iniciar un temporizador de trabajo, dejar una nota y dónde ver y completar un formulario de trabajo.

✅ Desde la visita, localiza dónde enviar un mensaje de "en camino".

Si facturas como parte de tu rol:

✅ Genera una factura a partir de un trabajo.

✅ Familiarízate con la recolección de pagos y cómo cambiar el método de pago y la cantidad.

Si eres líder de equipo o gerente de servicio:

✅ Navega por la lista de clientes en la aplicación y visualiza los trabajos activos.